-그 외 사용자의 의무.
“사용자는 각 사업장별로 근로자 명부를 작성하고 근로자의 성명, 생년월일, 이력, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 적어야 한다.”(근로기준법 제41조 1항) “대통령령으로 정하는 사항”이란 근로기준법 시행령 제20조에 기제된 사항으로 다음과 같다.

1. 성명
2. 성별
3. 생년월일
4. 주소
5. 이력
6. 종사하는 업무의 종류
7. 고용 또는 고용갱신 연월일, 계약기간을 정한 경우에는 그 기간, 그 밖의 고용에 관한 사항
8. 해고, 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 연월일과 사유
9. 그 밖에 필요한 사항

“근로자 명부에 적을 사항이 변경된 경우에는 지체 없이 정정하여야 한다.”(근로기준법 제41조 2항)

근로자 명부를 작성케 하는 것은 후에 사용자와 근로자 사이에 근로관계에 대해 알력이 생길 경우 그 분쟁 해소를 용이하게 하기 위해 근로관계의 상세한 부분을 작성하여 마련해두도록 하는 것이다.

“사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.”(근로기준법 제39조 1항) 이는 근로자가 새로운 근로계약을 맺거나 아니면 법적인 절차를 밟을 때에 자신의 이력에 대해 증명할 수 있도록 사용자가 협조할 것을 규정하는 것이다. 따라서 이 사용증명서에는 근로자에 대한 평가, 근로자가 당한 징계 이력, 사용자 본인의 사견 등 근로자에게 불리한 내용을 악의적으로 기재하여서는 아니 되고 “근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다”(근로기준법 제39조 2항)

“사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.”(근로기준법 제42조) 여기서 “대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류”란 근로기준법 시행령 제22조에 기재된 사항으로 다음과 같다.

1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정, 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류
5. 승급, 감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류
7. 탄력적 근로시간제 내지 선택적 근로시간제에 대해 합의한 서류
8. 근로시간 계산의 특례에 대해 합의한 서류
9. 근로기준법 제59조에 따라 근로시간 및 휴게시간의 특례에 대해 합의한 서류
10. 18세 미만 연소자를 사용했을 경우, 연소자 증명서

또한 중요한 서류의 보존기간은 각각 다음과 같이 정한다.

1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 3년 동안 보존
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년 동안 보존
3. 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날부터 3년 동안 보존
4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날부터 3년 동안 보존
5. 탄력적 근로시간제 내지 선택적 근로시간제에 대해 합의한 서류, 근로시간 계산의 특례에 대해 합의한 서류, 근로기준법 제59조에 따라 근로시간 및 휴게시간의 특례에 대해 합의한 서류는 서면 합의가 이루어진 날부터 3년 동안 보존
6. 연소자 증명서는 해당 근로자가 18세가 되는 날부터 3년 동안 보존하나, 18세가 되기 이전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 3년 동안 보존
7. 그 밖의 서류는 완결한 날부터 3년 동안 보존

근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하게 함은 역시 사용자와 근로자 사이에 알력이 생겨 그 분쟁을 해결해야 할 일이 발생하였을 때 분쟁의 주제가 되는 근로관계에 대한 자료들을 확보해두어 분쟁 해결이 빠르고 완만하게 이루어질 수 있도록 사용자가 대비해 두도록 하기 위함이다.

근로기준법 제41조, 39조, 42조를 위반하여 근로자 명부를 작성하지 않거나 사용증명서를 발급하지 않거나 근로계약에 관한 중요한 서류를 보존하지 않을 경우 사용자에게는 “500만원 이하의 과태료를 부과한다.”(근로기준법 제116조)