뭘 해준다, 언제까지 가능하다, 이런 걸 ‘절대’ 믿지 않는다. 계속 끊임없이 진행상황을 확인하고 쫀다.
2. 요구사항은 서면으로 남긴다.
애초부터 이메일이나 문자 등 서면으로 달라고 요구한다. 구두로 하는 경우는 메모를 받아 적고, 본인에게 그 내용이 맞는지 무조건 다시 확인한다.
계좌번호 등 숫자는 한번 더 확인해야 한다. 기타 중요한 사항은 무조건 한번 더 체크하는 걸 습관으로 한다. 물론 상대방에게도 마찬가지다.
3. 담당자의 이름을 알아둔다.
“전화 받으시는 선생님/담당관님의 성함은 어떻게 되십니까?” 이 한 마디로 긴장타게 만들 수 있다. 한 다리 건넜을 때는 실제 알려준 사람의 이름이 더 중요하니까 그것도 꼭 물어봐야 한다.
“XX 전화 받았습니다.” 하자마자 일단 이름부터 서류에 포스트잇으로 메모부터 하고 시작한다.
4. 어디 갈 일이 생겼을 때는 미리 전화한다.
헛걸음 할 소지를 줄여준다. “OO입니다. XX이십니까? (몇 월 며칠) 몇 시까지 가고 싶은데 괜찮으실까요?” (될 수 있으면 일을 받자마자 여유로운 기간을 두고 물어본다.) 그렇지 않으면 두 시간을 걸려 갔는데 안된다고 다시 돌아가라는 소리나 듣게 된다. 그 때를 대비해 통화내용을 녹음하고 전화받은 사람 이름을 알아두어야 한다. 미리 예약한 경우 틈틈히, 최소한 전날에는 약속을 다시 확인한다.
5. 다시, 또 다시, 다이렉트로, 확인한다.
요구사항에 번호를 붙여 정리하고 이게 맞는지, 원하는 것의 전부인지 확인 받는다. 리스트를 가지고 있어야 빼먹지 않는다.
한 다리 건넜을 때는 실제 담당자에게도 다이렉트로 연락해 확인한다. 다리를 건널 수록 커뮤니케이션에 문제가 생길 확률이 높고, 정보의 신뢰도는 하락하고, 책임소재를 묻기도 쉽지 않다.
내가 모르는 이상한 상황이 있다면 “괜찮겠거니...” 생각하지 않고 무조건 컨텍해서 무슨 일인지 물어본다. 불편하고 궁금한 모든 사항에 주저없이 컨텍!
문의사항도 떠오를 때마다 메모한다. 새벽에 생각나면 담날 아침에는 까먹어서 못 물어본다.
6. 성급한 아는 척과 괜한 오지랖은 재앙이다.
상대방이 내가 모르는 걸 문의해오면 절대 대충 대답하는 참사가 일어나선 안된다. (그래서 회사 다녀도 공부를 해야한다) 쪽팔려도 모르는 건 모르는 거다. “알아보고 연락드린다”는 (듣는 사람은 짜증나는) 마법의 문장이 있다. 문의사항 메모 후 빨리 알아보고 빨리 연락해주자.
/성급한 아는 척/ 만큼이나 위험하고 끔찍한 행동에는 /괜한 오지랖/이 있다. 두 개가 결합되면 약도 없다.
7. 언제나 침착하게
사람은 실수할 수 있다. 마음을 가라앉히고 어떻게 하면 일처리를 할 수 있을지 생각하고 도움을 청한다. 너무 자책할 필욘 없다. 침착하게 행동하면 된다. 지나가면 별거 아닐 일이 대부분이다.
사과할 일이 있으면 진심이 느껴지게 사과하고, 원하는 일처리나 보상은 해드리는 방향으로 한다. 웬만한 보상은 (아마도) 회사가 해줄 것이다. 살아날 길은 찾아보면 있고, 사람들은 과반수 천성이 착하다고 생각한다. 작은 보상은 대범하게 잊어버리고 넘어가면 스무스하다. 물론 피눈물이 난다...
추가) 보이스피싱을 예방하기 위해
실제로 거래하는 거래처명을 대며 금액과 계좌번호를 적은 문자를 받으면 보이스피싱이라는 생각을 하기 쉽진 않다. 그러나 정보는 언제든 팔릴 수 있다. 구글, 네이버 검색 후 나오는 전화번호로 전화를 다시 걸어 “문자를 보냈는지, 이 계좌번호로 보내면 되는지” 물어보는 절차를 거친다.
8. 먼저 밝게 인사한다.
“안녕하세요!” “감사합니다!” (고맙습니다가 맞다지만 왠지 예의가 덜해 보인다. 수고하세요~는 하지 않는다. 기분 나쁘게 받아들일 수도 있다.) 먼저 환하게 웃으며 큰소리로 인사하는 것으로 반은 먹고 들어간다. 어쩌다 씹는 인간도 있지만 그 사람은 그러다 뒈질 인간이니 신경쓰지 않는다.
거래처 등에 갈 때는 아메리카노 따위를 테이크아웃으로 사간다. 분위기를 유하게 만들 수 있다. 더 금액이 많아지면 김영란 법이 생각난다.
9. 플래너를 작성하고 확인하고 준비한다.
계획과 약속은 핸드폰 달력과 플래너에 적는다. 약속 전날 상대방에게 연락해 약속을 상기시킨다. 약속시간 30분 전까지 도착을 철칙으로 한다.
모르는 건 물어보더라도 너무 모르면 좀 그렇다. 늘 공부하고 준비하며, 가기 전 검색이라도 한다. 기본적인 용어인 것 같은데 모르면 되묻기 전에 화장실에라도 간다고 하고 빨리 검색해보자.
말하는 걸 집중해서 들으며 놓치지 않도록 한다. 그래도 모르겠으면 무슨 얘긴지, 내가 맞게 이해한 것인지 물어본다. 모르는 데도 아는 척 고개 끄덕거리고 앉아있으면 안된다. 찰떡같이 알아들으려면 공부와 준비, 기본적인 집중력과 이해력이 필요하다. 그정도 했는데도 내가 이해할 수 없다는 건 그 사람이 개떡같이 말했기 때문이다. 그 사람이 문제다. 개떡같이 말해도 찰떡같이 알아듣는 판타지는 오해를 낳는다. 개떡은 개떡 찰떡은 찰떡 딘딘은 딘딘.
막판 요구사항 정리해서 쏼라쏼라 말할 타이밍엔 녹음기를 켜놓는다. 메모로는 말하는 속도를 따라가지 못한다. 경우에 따라, 당당하게 녹음해도 되냐고 물으면 상대방에게 텐션도 줄 수 있다. 물론 몰래 처음부터 끝까지 녹음해도 된다.
10. 다시 한번, 인간을 믿지 않는다.
시스템이 빈틈없이 돌아가 나를 도와줄 것이란 기대는 일찌감치 버린다. 일처리 전에는 계속 확인하고, 만약 일처리가 잘못 되었다면 강력하게 주장한다. 서면과 통화 내역과 녹음과 메모가 있다면 들이밀며 제대로 된 일처리를 요구한다. 이때는 빡쳐도 괜찮다. 빡칠 땐 일처리를 해줄 수 있는 책임있는 자에게 빡치도록 한다. 아니면 그저 진상일 뿐이다. (예: 빤쓰런한 담당자가 싼 똥을 치워야 하는 입장의 신입사원은 잘못이 없다.)
만약 내가 해줄 수 있는 것이 있다면 입금이나 확실한 일처리 등이 완전히 이루어질 때까지는 해주지 않도록 한다. 어떤 사람은 똥줄이 타야 빠르게 움직인다.. 그게 바로 ㄴㅇㄴ 좋고 나쁘기 보다는 게으르고 부지런함의 차이다.
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